Effectief Vergaderen

Nederland is een vergaderland. Nergens ter wereld wordt zoveel vergaderd als in Nederland. Maar is het zinvol om zoveel tijd aan vergaderen te besteden?

Het is hoe dan ook zinvol om te vergaderen. In elke organisatie moeten managers, leidinggevenden en medewerkers regelmatig met elkaar om de tafel om de voortgang te bespreken, af te stemmen, afspraken te maken, beleid te maken, te evalueren enzovoorts. Maar het kan over het algemeen wel efficiënter en effectiever. Wellicht herken je de volgende uitingen die over vergaderingen worden gedaan:

  • ik heb geen zin en geen tijd;
  • vergaderen bij ons is saai en langdradig;
  • het rendement van ons overleg is zeer gering;
  • ik kan net zo goed mijn mond houden tijdens vergaderingen; er wordt toch niet naar me geluisterd;
  • het zijn altijd dezelfden die het woord voeren;
  • vergaderen duurt veel te lang; tijdverspilling;
  • slechte voorzitter.

In een vergadertraining doe je vaardigheden op om vergaderingen resultaatgerichter te maken, niet alleen als voorzitter, maar ook als deelnemer. En je zult zien dat vergaderingen ook plezierig kunnen zijn.

In mijn vergadertrainingen komen in hoofdzaak twee onderdelen aan de orde: De procedures die je volgt om tot resultaten te komen en het proces, ofwel de vraag: hoe gaan wij met elkaar om? De deelonderwerpen kunnen zijn:

  • opstellen van een strategische agenda;
  • structureren van de vergadering;
  • de rol van de voorzitter;
  • waarnemen en hanteren van de ‘onderstroom’ (relationele spanningen);
  • omgaan met ‘lastig gedrag’ van deelnemers;
  • de verantwoordelijkheden van iedere deelnemer;
  • handige communicatieve vaardigheden;
  • argumenteren;
  • constructief omgaan met meningsverschillen;
  • neem geen genoegen met vage afspraken, besluiten en actie-afspraken.