Schriftelijk Rapporteren
In veel organisaties spelen rapportages een cruciale rol. Ze kunnen van belang zijn in besluitvormingsprocessen, in beleidsvormingsprocessen, voor de kwaliteit en voortgang van projecten en voor het helder en overtuigend formuleren van adviezen.
Als schrijver van een rapport wil je natuurlijk dat jouw rapport wordt gelezen, dat de lezers het rapport waarderen en bovenal dat het overtuigend is. Een veel gehoorde klacht van schrijvers is dat ze het idee hebben dat hun rapporten niet of slecht worden gelezen. Lezers klagen erover dat rapporten vaak te dik zijn, dat er veel overbodige informatie in staat en dat er niet door te komen is.
Verder worstelen schrijvers met vragen als: Wat moet ik er wel en niet in zetten? Hoe kom ik tot een logische ordening van gegevens? Hoe kom ik overtuigend over? Hoe schrijf ik zakelijk, helder en beknopt? Ik weet niet hoe ik moet beginnen; hoe kan ik nou eens doorschrijven zonder dat ik steeds passages schrap en herschrijf.
Schrijven is denken met het hoofd van de lezer. In een training Rapporteren leer je dan ook hoe je een rapport doel- en lezersgericht kunt maken door de gegevens te ordenen en te formuleren vanuit de stoel van de lezer. Verder oefen je in het systematisch aanpakken van een schrijfklus.
Vragen die in een training aan de orde komen zijn:
- Wat is een goed rapport?
- Hoe pak je schrijven handig aan?
- Hoe selecteer je de juiste gegevens?
- Hoe structureer je een rapport?
- Hoe maak je een logische ordening van gegevens?
- Hoe overtuig je de lezer?
- Hoe maak je het rapport inzichtelijk voor de lezer?
- Hoe formuleer je helder en aantrekkelijk?
- Hoe schrijf je in de juiste toon?
In de training oefen je met eigen tekstmateriaal. Na korte theoretische beschouwingen oefen je door (delen uit) eigen teksten te herschrijven. Je krijgt daarop feedback van de trainer.
Na de training pas je het geleerde in de praktijk toe en stuur je een nieuw rapport naar de trainer. Daarop ontvang je een persoonlijk feedbackverslag. In dat verslag zijn tips opgenomen en er staan diverse passages in herschreven om je een alternatief te bieden. Hierdoor krijg je een directe en concrete stimulans om je eigen schrijfvaardigheid verder te ontwikkelen.